Les Indicateurs de performance dans les achats publics
Selon Edwards DEMING, seule 3% de notre activité productive peut être mesurée par des ratios quantitatifs. En effet, l’apprentissage de nos équipes, la réduction des risques ou l’atteinte de certaines performances environnementales ou sociétales sont difficilement mesurables via des indicateurs traditionnels.
Pour mesurer l’activité de votre service achat / marchés publics, vous pouvez recourir aux indicateurs suivants :
Indicateurs de productivité :
Temps passé par phases : Instruction / Consultation / Ouverture / Analyse / Finalisation
Il s’agit de comptabiliser sur un an les temps de passage pour ces différentes phases pour toutes les procédures engagées. Ainsi la phase d’instruction court à compter de la réception des documents techniques du prescripteurs jusqu’à publication de l’avis ou de l’envoi des lettres de consultation.
La phase de consultation débute à l’AAPC et s’achève à la DLRO.
La phase d’ouverture prend la suite jusqu’à transmission des offres pour analyse.
La phase d’analyse commence à partir de la réception des offres jusqu’à remise du rapport définitif (visa compris).
Enfin, la phase dite de finalisation comprend les éventuelles commissions d’attribution, notification des rejets, signature du ou des contrats et prend fin à la notification.
Les délais moyens ainsi calculés pourront être comparés aux délais des exercices précédents.
Il va de soi que la phase consultation ne doit pas être réduite puisqu’elle est sensée permettre aux opérateurs de proposer les offres les plus ajustés au besoin de l’acheteur public.
Graphiquement, ces comparaisons peuvent être affichées sur un graphique en « aires » :
Attention, dans cet exemple, les délais sont calculés toutes procédures confondues. Il est possible de filtrer les statistiques selon la procédure utilisée. Ainsi, une procédure avec négociation devrait durer plus longtemps qu’un MAPA de faible montant.
Procédures par acheteur :
En ajoutant une colonne « agent référent » à votre tableau de bord, vous pourrez vérifier les éventuelles différences de plan de charge de vos agents.
Le diagramme circulaire apparaît comme la représentation graphique adéquate.
Il convient d’être prudent avant de tirer des conclusions sur cet indicateur. En effet, certains achats requièrent un temps d’instruction plus long que pour d’autres. Aussi, un acheteur qui aura pris en charge 30% de procédures de plus qu’un de ses collègues n’a pas forcément mobilisé plus de ressources que ce dernier.
Indicateurs d’incidents :
Délai supplémentaire moyen de consultation en raison d’avis rectificatifs.
Cet indicateur permet de constater le delta entre la DLRO initialement prévue et la DLRO fixée dans l’éventuel avis rectificatif.
Typologie et pourcentage des incidents / procédure
Il permet de recenser et de présenter via un diagramme circulaire les infructuosités, déclaration sans suite et/ou contentieux qui ont pu clôturer vos procédures
Origine des incidents :
Cette statistique permet de faire remonter à votre hiérarchie quelles sont les causes des incidents. Ci-dessous, présenté sous forme de diagramme circulaire, l’origine des déclarations sans suite :
Indicateurs économiques
Volume d’achats
Il s’agit de comparer par période (exercice, mandature, trimestre, mois…) le montant total des achats conclus. La représentation via un histogramme permet de visualiser les variations selon les périodes. Ainsi, certaines saisons peuvent être plus chargées que d’autres. Par exemple, le cycle de défiscalisation Outre-Mer dans le logement social concentre l’essentiel de l’activité « passation » entre septembre et décembre. Les congés du bâtiments ont également une influence sur le plan de charge tout comme le processus budgétaire.
Nombre de contrats par tranche de montant
En compilant le nombre de contrat par tranches de montant (de 0 à 1 000€, 1001€ à 10 000€, 10 000€ à 25 000€, 25 000€ à 50 000€…), vous pourrez formaliser un histogramme simple ou groupé (lorsque vous souhaitez comparer deux ou plusieurs périodes) :
Montant moyen des contrats / Montant médian des contrats
Cette statistique donne un aperçu de l’importance des contrats conclus. Elle peut varier en fonction de la finesse de vos allotissements, de la durée des contrats, du fractionnement de certains projets. Ainsi, un acheteur qui conclut un accord-cadre de travaux d’assainissement verra son montant médian supérieur à celui qui conclut un marché de travaux pour chacune des rues ou groupe de rues.
Gains financiers négociés par consultation:
La mesure s’opère en établissant la différence entre l’offre financière initiale de l’attributaire et l’offre financière finale déposée à l’issue des négociations. Cet indicateur n’est pas forcément révélateur de vos talents de négociateurs. En effet, la négociation ne porte pas nécessairement que sur le montant global du contrat mais aussi sur des éléments qualitatifs.
Différence entre montant initialement conclu et montant au DGD
Régulièrement, des avenants viennent porter le montant des marchés au-delà du montant initialement conclu. Les causes sont multiples (demande du maître d’ouvrage, oubli du Maître d’œuvre, imprécisions des études de faisabilité, augmentation des prix des matériaux…). Plus la différence est faible, plus l’exécution des contrats aura été maîtrisée. Il peut donc être utile de ne pas inclure les plus et moins values dues à des circonstances que l’acheteur ne peut maîtriser (aléas, fluctuation du cour des matériaux). En revanche, si cette différence dépasse 5%, l’acheteur devra réfléchir à la mise en place de garde-fous.
Délai de retard moyen
Il s’agit de comparer le délai contractuel et le délai d’exécution constaté à la livraison. Il peut être pertinent de retrancher les délais supplémentaires acceptés par avenant, intempéries et cas de force majeure ou causes légitimes.
Indicateurs de maturité de la fonction achat
Taux d’achats dissidents / Taux de couverture par marché (ou encore taux d’emprise de la fonction achat)
Il s’agit du ratio suivant : montant total des achats / montant total des achats hors marché (c’est-à-dire conclus via simple engagement financier ou « sur facture »)
Ou
Montant total des achats / montant total des achats conclus via une procédure de la commande publique
Il peut être utile de comparer sur graphique l’évolution de cet indicateur sur plusieurs exercices pour constater la progression de votre service. Les organisations matures affichent un taux de couverture en général supérieur à 80%. Il est également possible d’introduire ici le taux d’achat passés via une centrale d’achat.
Taux d’achats groupés
On le mesure en divisant le montant total des achats de l’organisation (ou des organisations potentiellement concernées par des groupements) et le montant total des achats passés en groupement.
Délai global de paiement
Si le DGP légalement autorisé ne dépasse pas 30 jours pour l’Etat et les collectivités territoriales, les opérateurs économiques sous contrat avec un acheteur public privilégient un DGP le plus réduit possible. Ainsi, les achats réalisés via carte d’achat permettent un règlement en deçà de 72h. Certains acheteurs publics parviennent à descendre en deçà de 12 jours de DGP, il s’agit souvent des acheteurs de petite taille. L’observatoire des délais de paiement pointaient récemment du doigt les Régions, pour qui le DGP dépassaient fréquemment les 30 jours.
Offres reçues par consultation
Cet indicateur que l’on peut envisager par nature de contrat (fourniture, travaux, services…) permet de vérifier votre visibilité et votre « potentiel-séduction » vis-à-vis des opérateurs économiques. Un ratio inférieur à 3-4 peut signifier que votre organisation est perfectible. Il reste alors à déterminer quels sont les éléments qui explique ce peu d’attractivité. Il peut s’agir du délai de consultation trop faible, de votre DGP, de l’intelligibilité de vos documents de consultation, du non recours à des publications spécialisées… Dans un second temps, vous pouvez alors interroger via sondage les opérateurs économiques qui ont retiré vos DCE pour connaître les motifs qui les ont conduits à ne pas déposer d’offre
Personnel formé à l’achat
En comptabilisant le nombre d’heures de formation qu’a reçu le personnel de votre organisation en matière d’achat, vous disposerez d’un aperçu parcellaire (toutes les formations ne se valent pas / les agents formés n’ont pas tous retenu le même niveau d’information) de la connaissance des arcanes de l’achat par le personnel de votre organisation.
Indicateurs relatifs à des objectifs connexes
Nombre d’heures d’insertion sociale
Les contrats publics peuvent servir des objectifs connexes à la seule satisfaction du besoin direct de l’acheteur. Ainsi, la construction d’une route peut permettre d’insérer des publics éloignés de l’emploi et les réinsérer dans le monde du travail. Cet indicateur permet de quantifier votre participation à cet effort. Vous pouvez le pondérer en associant le nombre d’heure au volume total d’achat sur la période concernée. En effet 10 000h d’insertion pour un acheteur de petite taille illustre un effort supérieur en matière d’insertion par rapport à un acheteur de grande taille qui consacrerait le même nombre d’heure d’insertion.
Part des achats dirigés vers les TPE-PME
Objectif avoué en matière d’achat public depuis le CMP 2006, développer les TPE-PME via la commande publique. En ajoutant une colonne « TPE-PME » à votre tableau de bord, vous pourrez calculer les ratios suivants : % de consultations attribuées à une TPE-PME : nombre de consultations attribuées à une TPE-PME / nombre de consultations conclues % du volume d’achat attribué à une TPE-PME : montant total attribué à des TPE-PME / montant total des contrats attribués.
Il est tout à fait possible d’inclure bien d’autres indicateurs tels que :
– Différence moyenne entre estimation et montant du marché
– Origine des cocontractants (Nationaux / Etrangers, Régionaux / Hors région…)
– Coût moyen des publicités
– Incidents moyens en cours de consultation (rectificatifs publiés, questions écrites, contentieux…)
L’étape ultime est de parvenir à mettre en place un balance scorecard ou tableau de bord prospectif. A suivre…
